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  • Foto do escritorKarine Oliveira

Como organizar contas e documentos?

No post de hoje vou te mostrar como nunca mais perder tempo procurando seus documentos. Vamos lá?



Contas


Como em qualquer organização, o primeiro passo aqui é fazer uma boa triagem na sua papelada. Então, para te ajudar, vou colocar aqui o tempo de guarda das suas contas domésticas:


- Contas de água, luz, gás, telefone fixo, celular, TV por assinatura e cartão de crédito - 5 anos.


As prestadoras de serviço são obrigadas, pela Lei nº 12.007/09, a enviar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos, que é um documento que comprova que você̂ realizou todos os pagamentos necessários até́ o final do ano anterior. Ou seja, a declaração de 2020 vai atestar que, até́ dezembro de 2019, não consta nenhuma dívida sua com a prestadora de serviço.


A declaração precisa ser enviada até́ o mês de maio, podendo vir junto com a fatura ou em um documento separado. Assim que você receber essa declaração, poderá́ se desfazer de todos os comprovantes de pagamento até́ o ano anterior, mantendo apenas essa declaração (por 5 anos). Bem menos papel pra guardar, né?!


- Aluguel – os recibos devem ser guardados durante toda a duração do contrato de locação do imóvel e, após o término da vigência, manter por mais 3 anos.


- Condomínio – você deve manter os recibos de pagamento enquanto residir no imóvel e, após se mudar, manter por mais 5 anos.


- Prestações de Imóvel – guardar os comprovantes até que seja obtida a certidão definitiva no Registro Geral de Imóveis.


- Notas fiscais e Certificados de Garantia – por precaução, guardar por toda a vida útil do produto e não somente pelo prazo da garantia.


- Plano de saúde – os comprovantes de pagamento, arquivar por 5 anos. Já o contrato, manter durante toda a vigência do mesmo.


- Mensalidade escolar – manter os comprovantes de pagamento arquivados por 5 anos. O contrato com a instituição, guardar por pelo menos 3 anos.


- Imposto de renda – tanto a declaração quanto os documentos comprobatórios devem ser guardados por 5 anos.


- IPTU e IPVA – arquivar por 5 anos.


Agora que você já retirou todos os papéis que não precisava mais manter, chegou a hora de guardar as contas que ficaram. Para isso, vou te dar uma dica bem simples, mas super eficaz, para você organizar esses papéis.

Você pode pegar 2 pastas com 12 divisórias. Uma delas, você vai utilizar para as contas do ano corrente. Separe uma divisória para cada mês, como na foto.



A outra pasta, você vai utilizar para as contas dos anos anteriores. Divida de acordo com o serviço, por exemplo, ‘luz’, ‘água’, ‘gás’, 'telefone', etc.



Não esqueça de etiquetar as pastas para você saber quem é quem!


Documentos Pessoais

No caso dos nossos documentos pessoais, o interessante é criar uma pasta para cada membro da família. Nessa pasta você pode colocar, por exemplo:


  • Certidões

  • Certificados

  • Diplomas

  • Histórico escolar

  • Apólices de seguro

  • Exames médicos

  • Carteira de vacinação

  • Documentos que não precisam andar com a gente o tempo todo, como passaporte, carteira de trabalho, título de eleitor e comprovantes, certificado de dispensa ou reservista, etc.

  • Fotos 3X4


Além de uma pasta por pessoa, você pode criar também uma pasta para o seu automóvel, uma para o seu bicho de estimação e uma para o seu imóvel com todos os documentos pertinentes.


Da mesma forma que na pasta das contas, coloque uma etiqueta de identificação em cada pasta que você criar, pois vai facilitar muito na hora de localizar. Você pode até criar um sistema de cores onde cada cor é relacionada a um assunto ou membro da família. Para isso, você pode colar etiquetas coloridas nas pastas ou comprar pastas de cores diferentes.


E, pra fechar, como já falei antes aqui no blog, tudo o que for semelhante deve ser guardado junto. Então, nesse caso, guarde todas as pastas em um mesmo local. Deixar cada uma em um canto diferente da casa, vai criar uma certa confusão e vai fazer você perder tempo procurando. E não é isso que a gente quer, não é mesmo?


Viu como com apenas alguns ajustes é possível nunca mais ficar de cabelo em pé procurando aquele documento importante?!


Até a próxima, pessoal! =)

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